Hög kvalitet i projektgenomförandet lönar sig. Det blev uppenbart för Projekt UBP Labbhus i Uppsala. Trots tuffa omvärldsfaktorer kunde projektets kostnadsprognos sänkas genom samverkan på en nivå över den vanliga. Projektet mottog nyligen kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet”. Här delar teamet med sig av sina tips för lyckade byggprojekt.
I Uppsala växer ett unikt område fram – Uppsala Business Park. I framtiden kommer 15 000 personer att arbeta här på ca 400 000 kvadratmeter lokalyta. Corem är en av fastighetsägarna som satsar hårt på UBP, som det också kallas. Nyligen färdigställde man bygget UBP Labbhus, med NCC som totalentreprenör.
Projektets framgångsfaktorer
Vid branschdagen Det Goda Projektet mottog projektet nyligen kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet”. Priset delas ut till projekt som med kvalitetsmätning har verifierats uppnå extraordinär projektkvalitet, uthålligt över tid.
I samband med prisutdelningen beskrevs projektet så här:
”Genom att tidigt investera tid i parternas samsyn gavs projektet de allra bästa förutsättningar för framgång. De svåra frågorna reddes ut redan från start vilket lade grund för en samverkan utöver det vanliga. Redan i förfrågningsskedet involverades strategiska parter och gjordes delaktiga i en gemensam målbild. Parter och individer valdes och matchades för att få ut bäst effekt av varandra. Trygghet, tillit och öppenhet lyfts fram av projektdeltagarna som avgörande framgångsfaktorer. Den gemensam målbilden och allas förståelse för projektets förutsättningar möjliggjorde sänkta kostnadsprognoser trots utmanande omvärldsfaktorer.”
– Det är inte utan att man imponeras när man studerar mätresultaten från det här projektet. Det är sällan man ser så jämna resultat på så hög nivå. När man sedan läser alla kommentarer från projektdeltagarna och intervjuar projektledningen så klarnar bilden. Man har verkligen lyckats med att skapa en god projektkultur. Så här skrev en av projektdeltagarna: ”Det bästa är det positiva arbetsklimatet och den totala öppenheten som är mellan alla involverade parter. Projektets ”kultur” är dess största framgång, jag upplever att den bygger till stor del på tillit och ärlighet med grunden i att projektet alltid är i fokus. Inga dolda agendor från någon part.” Man inser att detta är en värdig vinnare av kvalitetsutmärkelsen, säger Thomas Samuelsson, vd på Binosight som är en av instiftarna av priset.
Elva råd för lyckade samverkansprojekt
Vad är viktigast för att lyckas med samverkansprojekt? Teamet bakom projektet delar här med sig av sina erfarenheter. Baserat på intervju med Sebastian Axberg – NCC, Milad Saidzadeh – Corem, Mikael Jernlöf – NCC, Fredrik Kronqvist – Corem och Christoph Andersson – NCC.
Tänk långsiktigt som beställare. Underskatta inte kraften i att såväl parter som individer i projektet motiveras att anstränga sig extra om de känner att deras insats lägger grunden för nya affärer och samarbeten längre fram. Tänk långsiktigt. Alla beställare, oavsett upphandlingsform, har möjlighet att stimulera långsiktiga relationer genom att värdera kvalitetsparametrar inom områden som kompetens och samverkan.
Involvera strategiska partners tidigt. Om möjligt, ta in huvudentreprenör och strategiska UE tidigt i projektet och låt dem vara med vara med och forma underlagen för nästa skede. På så sätt kan man få ut det bästa av vad alla har att tillföra. När alla förstår vad som ska levereras ökar möjligheten att få rätt kvalitet till rätt pris.
Lämna utrymme för kreativitet i anbudsförfrågan. Att vara för detaljerad i sitt förfrågningsunderlag riskerar att ge uppenbara och likriktade svar i anbuden. En öppnare förfrågan gör att entreprenörerna måste vara mer kreativa och själva beskriva vad de vill uppnå och hur de planerar att göra det. På så sätt blir lättare att skilja leverantörerna från varandra och välja rätt. Se till att tillämpa denna princip i hela kedjan av strategiska leverantörer. Avgörande för att få rätt produkt till rätt pris är att alla verkligen förstår vad som ska levereras.
Rätt parter och personer är avgörande. I ett samverkansprojekt är det extra viktigt att hitta rätt individer och rätt organisation vilket man bör lägga mycket fokus på. I upphandlingen behöver man ställa sig frågan ”Hjälper det här underlaget oss att få rätt parter och personer?” Det handlar inte bara om kompetens och erfarenhet. Personprofil med god förmåga att samverka är lika viktig. Se också till att ha möjlighet att tidigt byta ut personer som inte klarar av att samverka i projektet.
Sätt tydliga gemensamma mål för projektet. Starta inte projektet innan ni har samsyn gällande alla frågor som rör tid, ekonomi och kvalitet. Det räcker inte att byggherre och huvudentreprenörer är överens. Se till att projektets mål förs ut i organisationen och delas av alla underentreprenörer i projektet. Tydliga mål är en förutsättning för projektets framgång.
Investera tid i en god start. Stressa inte i gång projektet. Samsyn är nyckeln. Ta den tid som krävs för att skapa samsyn gällande projektets mål, olika parters roller och varje persons förväntade bidrag. Lyft alla de svåra frågorna redan i starten. Att ta genvägar här straffar sig med all säkerhet genom problem senare i projektet. Många gånger har beställare en tendens att pressa produktionstiderna i onödan. Detta försämrar ofta projektets förutsättningar och riskerar i slutändan att driva kostnader.
Sätt en process för samverkan – och håll den. Det är lättare att sätta samman en samverkansgrupp än att sätta en struktur för hur man ska samverka. När och om jobbiga situationer inträffar i projektet – hur ska vi hantera dem? Ta den tid det krävs att reda ut sådana frågor även om det inte känns befogat i början. När man väl bestämt strukturen för samverkan, se till att följa den. Annars tappar man lätt bort varandra med tiden. Glöm inte bort att professionell samverkan inte bara handlar om relationer utan är en strukturerad form av samarbete.
Försök förstå personen bakom rollen. Inse att alla är olika. Ta dig tid att förstå andras behov och drivkrafter. Använd gärna personlighets- och gruppdynamikövningar. Vilka behov har person X och vad är viktigast för part Y? Fokusera inte på att vinna diskussioner utan försöka i stället att få ut bäst effekt av varje part och individ i projektet. Gör bara saker som skapar värde för projektet. Läger inte tid på att utreda meningslösheter.
Framgångsrik samverkan kräver ett ägarskap. En samverkansledare kan skapa förutsättningar för samverkan. För att bedriva samverkan i ett projekt krävs dock ett tydligt ägarskap. Även om alla i projektet har ett personligt ansvar är det ändå vanligen byggherrens projektledare och entreprenörens platschef som tillsammans behöver vara de främsta ambassadörerna för god samverkan.
Skapa psykologisk trygghet i teamet. Ett projekt med tydliga mål och ett prestigelöst ledarskap, där alla i teamet jobbar med projektets bästa för ögonen skapar trygghet. Det är platsledningens ansvar att få alla att känna sig trygga nog att ställa ”dumma frågor” och att inte vara rädda för att göra fel. En trygg grupp har lättare att bilda ett starkt sammansvetsat och problemlösande team som driver ett bättre projekt tillsammans.
Lägsta pris blir inte alltid billigare. Många tror att man sparar pengar genom att konkurrensutsätta så mycket som möjligt. Men det innebär ofta en stor risk. De billigaste anbuden har troligtvis genat i kurvan någonstans och i slutändan riskerar det att bli dyrare för projektet. Lägst pris kan vara rätt ibland, medan det andra gånger är viktigare med hög kompetens eller andra parametrar. Om beställaren kräver konkurrensutsättning på pris genom hela leverantörskedjan kan det bli onödigt dyrt i slutändan. Målet bör vara att få den billigaste produkten på sista raden, inte på första raden som det är ofta blir annars. I ett samverkansprojekt med rätt team, som främst ser till projektets bästa, kan det även finnas goda möjligheter att sänka kostnaderna i samverkan genom att gemensamt titta på projektet med ”öppna böcker”.
