Text: Worklife Group

Frågan om hur statliga myndigheter använder sina kontorsytor har seglat upp som en av årets mest aktuella effektiviseringsfrågor. Riksrevisionens rapport ”Kostsam kvadratjakt” (juni 2025) visar att myndigheterna i genomsnitt använder 22 kvm per anställd vilket är betydligt mer än jämförbara verksamheter. Användningen gör att staten varje år betalar mellan 10 och 15 miljarder kronor för myndigheternas kontorshyror.

Men rapporten handlar inte bara om kvadratmeter. Den handlar om hur lokalerna används, styrs och upplevs och i förlängningen om hur väl staten använder sina resurser för att stödja sitt uppdrag. Samtidigt står många myndigheter i en ny verklighet där distansarbete har förändrat vardagen, regeringen efterfrågar större kostnadsmedvetenhet och medarbetarna ställer högre krav på moderna, attraktiva arbetsmiljöer.

Frågan är inte längre om lokalerna behöver förändras – utan hur det ska ske på ett tryggt och välgrundat sätt. Det handlar om att förena handlingskraft med förmågan att skapa förtroende och trygghet. De myndigheter som lyckas kombinera dessa två dimensioner har möjlighet att både spara pengar och stärka sitt uppdrag.

Tre framgångsfaktorer för en hållbar lokalstrategi

Hur går man till väga för att lyckas med sin lokalstrategi? När vi nyligen samlade drygt 60 myndigheter till erfarenhetsutbyte lyftes tre framgångsfaktorer fram.

1. Gör lokalfrågan till en ledningsfråga – inte en driftsfråga

Myndigheter har ofta starka rutiner för drift och förvaltning men lokalstrategin hamnar sällan på ledningsnivå. Resultatet blir att besluten styrs av tid, kontrakt och praktikaliteter snarare än av verksamhetens mål.

För att lyckas krävs att lokalfrågan blir en strategisk ledningsfråga. När ledningen tar ägarskap skapas riktning, mandat och prioritet vilket ger verksamheten möjlighet att styra sin egen utveckling. Utan ledningens engagemang finns risken att det i stället är lokalerna som styr verksamhetens riktning. Lokalstrategin behöver därför vävas in i mål- och resultatstyrningen, där lokalerna ses som ett verktyg för att:

– Stödja uppdraget och organisationens utveckling
– Stärka samarbete och innovationskraft
– Skapa hållbara och attraktiva arbetsmiljöer

2. Bygg på fakta och nulägesanalys

Förändring i staten måste bygga på saklighet. Betydelsen av ett faktabaserat beslutsunderlag kan inte nog understrykas – utan statistik och analys riskerar lokalfrågan att bli en känslostyrd diskussion, men med fakta som grund blir den konkret och hanterbar.

Därför behöver varje myndighet börja med att mäta hur lokalerna faktiskt används i form av närvaro, beläggningsgrad och funktionalitet. Riksrevisionen visar att snittet är 22 kvm per anställd, men att skillnaderna mellan myndigheter är stora – vilket betyder att potentialen redan bevisats i praktiken. Om användningen närmar sig 15 kvm per anställd, som i rapportens räkneexempel, kan staten spara 2,5–4 miljarder kronor per år.

Men siffrorna är bara början. Det handlar om att förstå vilka ytor som skapar mest värde för uppdraget – och var resurser läcker ut. Genom att analysera både lokaldata och hyresavtal kan myndigheten planera förändring i rätt takt, utifrån ekonomi och behov.

3. Kommunicera syfte och vinster tidigt

För att en lokalförändring ska lyckas behöver både medarbetare, fackliga parter och allmänhet förstå varför den görs. Kommunicera tidigt – och prata om värde, inte bara kostnad. En effektivare ytanvändning är inte en nedskärning, utan ett sätt att:

– Frigöra resurser till kärnverksamheten
– Förbättra arbetsmiljö och samarbete
– Minska klimatpåverkan och visa ansvar med skattemedel

Att skapa en gemensam berättelse där dessa värden tydliggörs och där medarbetarna involveras i förändringsprocessen bidrar till ökat engagemang, trygghet och delaktighet. En genomtänkt och väl förankrad förändring leder till arbetsplatser som inte bara är kostnadseffektiva, utan även attraktiva, hållbara och stödjer myndighetens övergripande mål och förtroende.

Vad hindrar – och vad möjliggör – förändring?

Riksrevisionen konstaterar att regeringen i dag saknar en sammanhållen strategi för statens lokaler. Myndigheterna har därmed stort eget ansvar – men också begränsade incitament. Besparingar leder sällan till ökade resurser, och misstag granskas hårt.

Det är därför naturligt att många väntar in styrning uppifrån. De som i stället väjer att agera redan nu kan ta kommandot över frågan, bygga sina egna faktaunderlag och stå starkare när nya riktlinjer kommer. En förstudie eller nulägesanalys är ett tryggt första steg – ett sätt att skapa både aktivitet och legitimitet.