Företag använder i snitt bara omkring hälften av den kontorsyta de betalar för under en vanlig arbetsdag – men de flesta organisationer saknar data för att veta vilken del av ytan det gäller. Den bristande insynen är kärnan i en beräkningsmodell från fastighetsmjukvarubolaget Planon, som visar att organisationer som styr sin fastighetsportfölj efter faktisk användning i stället för avtalad yta både kan få ut mer av sina befintliga lokaler och sänka sina totala lokalkostnader med drygt 6 procent.
Den outnyttjade ytan är enligt Planon främst ett symptom: när användningen inte mäts går det inte att fatta välgrundade beslut om lokaler, investeringar och framtida behov. Det sker samtidigt som allt fler företag omprövar hur mycket kontorsyta de behöver.
– De flesta bolag vet vad de betalar i hyra. Väldigt få vet hur mycket av ytan som faktiskt används en vanlig dag. Det är den kunskapsluckan som gör att pengar läcker ut utan att synas i något budgetunderlag, och som gör det svårt att fatta välgrundade beslut om lokaler, investeringar och framtida behov, säger Niklas Olsson, Senior Solution Advisor på Planon.
Vad insynen är värd – så stor är potentialen
Planon har byggt en beräkningsmodell som visar vad bättre användningsdata är värt: hur mycket en organisation kan frigöra genom att styra sin fastighetsyta efter faktisk användning i stället för antaganden, baserad på internationella branschbenchmarks från JLL, WERC och BAUAKADEMIE. I Planons exempelberäkning ligger kontorsbeläggningen på 56 procent av ett benchmark-målvärde på 74 procent. När hela fastighetsportföljen (kontor, distributionscenter och övriga lokaler) optimeras efter faktisk användning, motsvarar det en nettobesparing på drygt 6 procent av de totala lokalkostnaderna, med återbetalningstid på under ett år.
– Det här är inte en svensk mätning, utan en modell som visar mekaniken: när bolag inte vet hur deras yta faktiskt används, betalar de för kapacitet de aldrig utnyttjar. Med rätt data blir det möjligt att optimera användningen – ibland genom mindre yta, men oftare genom att använda och utveckla de lokaler man redan har, säger Niklas Olsson, Senior Solution Advisor på Planon.
Bakgrund: företagen omprövar sina ytor
Kontorsvakansen i Stockholm ligger på 13,5 procent, medan vakansen för moderna kontor är endast 4,6 procent, enligt analysfirman Newsec. Enligt Newsec behåller företagen i allt högre grad sina kontor men använder mindre yta. Sedan slutet av 2010-talet minskar omkring var tredje hyresgäst som förlänger sitt avtal sin kontorsyta, jämfört med var sjunde under 2000-talet. Men för att veta hur mycket yta man faktiskt behöver krävs data om hur den används i dag.
Bättre användningsdata gynnar båda sidor av hyresavtalet – hyresgäster får underlag för att utveckla sina lokaler i stället för att gissa, och fastighetsägare får insyn i vad hyresgästerna faktiskt behöver och kan anpassa och utveckla sina fastigheter därefter.
Exempelportfölj
· 164 000 kvm
o 8 kontor
o 2 distributionscenter
o 100 övriga platser (ex. butiker, produktionslager eller liknande)
· Kontorsbeläggning 56 % (globalt genomsnittlig mot benchmark 74 %.
· Sparpotential 6,1 %,
· Återbetalningstid ~8,5 månader.
Källor beräkningsmodell: JLL, WERC, BAUAKADEMIE.
