Beställaren och entreprenören är eniga. Samverkansformen för byggandet av nya Kvarngärdesskolan i Uppsala har varit nyckel till projektets framgång så långt. Man lyfter fram engagerad beställare, gemensamma mål, korta beslutsvägar, noggrann planering, fokus på kommunikation och löpande projektmätning som framgångsfaktorer. Man fick verkligen alla att jobba för projektets bästa. Detta bidrog till att kostnaderna kunde hållas i schack i en utmanande tid. Projektet tilldelades kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet” 2024.
Med en entreprenadsumma på ca 500 MSEK och 38 000 kvadratmeter fastighetsyta är Kvarngärdesskolan att beteckna som en stor skolbyggnad. ByggDialog blev upphandlad hösten 2019 som totalentreprenör i partnering. Det innebar att projekteringen drog i gång ungefär samtidigt som pandemin startade och att i princip alla möten fick flytta in i Teams. En utmanande tid. När kriget i Ukraina startade blev det nödvändigt att revidera målbudgeten. Denna budget ser i dagsläget ut att kunna hålla, men exakt med hur mycket ser vi först när projektet summeras hösten 2025.
– Jag skulle vilja påstå att samverkan har varit avgörande för att skapa den flexibilitet och kostnadsstyrning som krävs för att hantera alla utmaningar i ett sådant här projekt till fördel för vår beställare Skolfastigheter Uppsala. Vi har haft total transparens och ständig dialog kring kostnader och olika vägval, med alla parter och i alla led i projektet. Alla har haft samma mål och agenda – projektets bästa, säger Daniel Granath, projektchef på ByggDialog.
Daniel får medhåll av Mattias Bergström som är projektansvarig på Skolfastigheter Uppsala.
Samverkan kortar beslutsvägarna
– Jag gillar samverkan som affärsform. En stor fördel är att vi har gemensam riskhantering. En annan att vi sitter sametablerade. Alla är involverade på ett helt annat sätt än i en traditionell fastprisentreprenad vilket innebär att medvetenheten om både kostnader och funktion ökar menar Mattias Bergström, och fortsätter:
– Vi får också mycket kortare beslutsvägar. I en vanlig fastprisentreprenad skulle kommunledningen, och de som representerar verksamheten, först kommunicerat med oss som fastighetsägare. Vi skulle sedan kommunicerat med entreprenören som i sin tur skulle kommunicerat med sina underentreprenörer. Och sedan skulle det gå samma väg tillbaka. Nu sitter vi i stället alla tillsammans och diskuterar lösningar, konsekvenser och kostnader. Även verksamheten som ska använda lokalerna är med. Det blir därför lättare för dem att förstå hur olika önskemål från dem kan vara kostnadsdrivande.
Marcus Pettersson är ByggDialogs platschef i projektet. Han pekar på en annan viktig faktor som bidragit till att projektet lyckats med kostnadsstyrningen – bra planering.
Planeringen avgörande för projektekonomin
– Har man koll på planeringen har man koll på ekonomin. Bra gemensam planering ger spinn-off effekt för att leverera en bra produkt till bra pris. Men planering är inget enmansjobb. Alla måste medverka. I grunden finns ju en tidplan. Men den måste brytas ner i gemensamma arbetsberedningar för gemensam framdrift. Man märker verkligen när det fungerar. Då finns det utsatta tider för när en yrkeskategori ska starta och vara klara. Och föregående grupp har liksom dukat upp för nästa när de ska i gång, berättar Marcus Pettersson.
– Och för att det ska fungera är bra kommunikation avgörande, fortsätter han. Det är extremt många människor inblandade och det händer extremt mycket samtidigt på arbetsplatsen. Min erfarenhet är, att när det inte fungerar beror det ofta på att folk inte har förståelse för vad som händer. Har man inte kommunicerat ”varför” något händer kan det bli ganska mycket konflikter. Kommunikation handlar dock inte bara om att informera utan om att öppna upp för dialog och samtal om de bästa lösningarna, menar han.
PQi-mätningarna viktiga för kommunikationen
Både beställare och entreprenör menar att regelbunden mätning av projektet med PQi har varit viktig för kommunikationen i projektet. Mätningarna har gett en bild av både vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras. Man har analyserat resultatet tillsammans med projektets partneringledare och gjort en handlingsplan för sådant man behöver förbättra.
– PQi-mätningarna har varit jätteviktiga för projektet, menar Daniel Granath. Det har definitivt hjälpt oss att komma åt vissa frågeställningar som vi inte sett annars. PQi ger varje individ möjlighet att göra sin röst hörd. Vi har jobbat mycket för att involvera alla yrkesgrupper i mätningarna och få en hög svarsfrekvens (den låg på 90%!). Det visar att vi lyssnar och vi är noga med att ge feedback. Då ökar vi motivationen för alla inför nästa mätning. Både resultat och åtgärder kommunicerar vi ut i flera olika kanaler: e-post, Infobric, Dalux, info-TV. Dessutom samlar vi hela bygget och informerar, berättar han.
Inskolning av alla nya med digital inskrivning
Att få tusen personer – där de flesta byts ut under projektets gång – att ”skolas in” i projektet är en utmaning. Här använder ByggDialog ett system med digital inskrivning som man upplever varit värdefull för projektet.
– Det är väldigt viktigt att alla nya känner sig välkomna. Att någon på plats välkomnar och informerar är givetvis viktigt. Dessutom har ByggDialog även en digital inskrivning som visat sig fungera väldigt bra. Alla nya får en Ipad där de får skriva in sig. Där har vi samlat information vi vill nå ut med. Vi projektanpassar innehållet tillsammans med vår beställare. Det kan vara korta filmklipp och bilder som visar hur vi jobbar med arbetsmiljön, vilka rutiner vi har, hur bodetableringen ser ut etc. Vi lägger mycket arbete på att få alla att känna sig välkomna, sprida den anda vi vill ska finnas i projektet och jobba mot samma mål, berättar Daniel Granath.
Engagerad beställare och gemensam målbild
Mattias Bergström vill även lyfta betydelsen av engagerad beställare och gemensam målbild för att lyckas.
– Vi har haft en väldigt tydlig målbild för projektet ända från början. Målbilden från projekteringsskedet behövde dock brytas ner. Det arbetet gjorde vi tillsammans med vår huvudentreprenör och underentreprenörerna. Sedan har vi hela tiden följt upp målen tillsammans med vår samverkansledare. Som beställare behöver man vara starkt involverad och engagerad. Ju mer engagerad jag är som beställare, desto mer engagemang får jag ut i alla led. Då har vi skapat en väldigt bra grund att stå på för att tillsammans göra det vi kommit överens om, slår Mattias Bergström fast.
Projektets framgångsfaktorer
Kvalificeringen till kvalitetsutmärkelsen baseras på extraordinärt höga mätresultat med PQi.
Priset delades ut till projektet också med följande motivering:
”Ett projekt där samverkansformen skapade ett engagemang utöver det vanliga, i alla led, som bidrog till att hålla nere byggkostnaderna i en utmanande tid. En engagerad beställare, med tydliga mål, arbetade tätt tillsammans med verksamheten som ska flytta in i den färdiga byggnaden. En entreprenör som inte bara ser samverkan som en fråga för beställare och huvudentreprenör, utan handlar upp och tillämpar samverkan i hela entreprenörskedjan. Genom att samla alla parter runt bordet och tillsammans diskutera lösningar, konsekvenser och kostnader, kortades beslutsvägar och kapades kostnader. Alla hade de samma mål och agenda – projektets bästa.”
Bild: Tung Lam
