Offentliga upphandlingar måste enligt lag offentliggöras så att vem som helst har möjlighet att räkna på ett uppdrag. Nu finns den möjligheten även för den privata sidan av bygg- och fastighetsbranschen. HandyDay är en digital marknadsplats som kopplar samman upphandlande företag med potentiella leverantörer. Beställarna kan få anbud från fler och leverantörerna kan räkna på fler uppdrag.
Bertil Winzenburg har tidigare jobbat med upphandlingar inom byggbranschen. Han insåg att det fanns ett stort behov av att förenkla processerna kring upphandling. Tillsammans med två kompanjoner startade han 2021 upphandlings- och anbudsplattformen HandyDay för att hjälpa såväl upphandlande företag som leverantörer.
– Jag vet hur jobbigt det är att göra upphandlingar via e-post. Det var det som födde idén. På den privata sidan av byggbranschen har kontakten mellan inköpare och leverantörer traditionellt hängt på inköparnas personliga nätverk. Det begränsar marknaden till de leverantörer de redan känner, säger Bertil Winzenburg som är vd på HandyDay.
Han konstaterar att med den traditionella upphandlingsprocessen skickar inköparen ut förfrågningsunderlag med e-post.
– Det kan vara svårt att hålla reda på vem man skickat till, vem som fått mejlet och vem som har svarat. Sedan kommer det frågor från leverantörer som ska besvaras. Allt detta tar tid. Om det finns flera inköpare på företaget är det dessutom svårt att hålla reda på de olika upphandlingarna.
Enklare upphandlingsprocess
HandyDays lösning innebär att gå från individuellt arbete och e-post till en gemensam inköps- och upphandlingsplattform. Alla i företaget får i realtid tillgång till alla upphandlingar vilket gör det enklare att samarbeta.
– Vi har skapat ett digitalt ekosystem med en marknadsplats där vi kopplar ihop fastighetsbolag, stora byggentreprenörer, underleverantörer, materialleverantörer och konsulter.
För leverantörer är det gratis att skapa ett konto och göra sig sökbar så att de kan ta emot riktade anbudsförfrågningar. I plattformen kan de se upphandlingsunderlag samt skapa och lämna anbud. De kan även ställa frågor och få svar från inköparen och teckna avtal med digital signering.
Kontot skapas genom att leverantören fyller i namn, e-post, telefonnummer och organisationsnummer. Därefter hämtar systemet automatiskt information om företaget från Skatteverket, bolagsverket, kronofogden, iD06 med flera. Genom ett tilläggsabonnemang kan upphandlande företag se den informationen.
Allt görs i plattformen
– Det är kontroller som upphandlarna annars måste lägga mycket tid på att göra själva för varje bolag. I dessa tider när många företag går under är det extra viktigt att ha koll på hur leverantörerna mår, understryker Bertil Winzenburg.
Även för upphandlande företag är det gratis att skapa ett konto. I plattformen kan de sedan skapa och publicera riktade förfrågningar till utvalda leverantörer eller öppna förfrågningar där alla registrerade leverantörer har möjlighet att lämna anbud.
I plattformen kan inköpare se vilka leverantörer som har läst förfrågan och planerar att lämna anbud. Även frågor och svar hanteras i verktyget. Mottagna anbud sammanställs automatiskt på skärmen och det blir enkelt att jämföra anbud.
Stort intresse
HandyDay startades 2021 men det är först nu verksamheten har tagit riktig fart. Den 1 januari i år hade 1 000 leverantörer anslutit sig till HandyDay. I mitten av september hade den siffran ökat till 2 850 företag.
– Vi har nått ut med konceptet. Byggentreprenörer och fastighetsbolag har insett fördelarna med att få effektivare upphandlingsarbete, att de kan se status på upphandlingarna i realtid och att de får ett tryggare beslutsunderlag vid val av leverantörer. Leverantörerna har upptäckt att de kan få tillgång till fler affärer och upphandlingar, även från upphandlare de inte tidigare kände till, konstaterar Bertil Winzenburg.
Bevaka upphandlingar
I somras lanserade HandyDay den nya tjänsten ”Bevaka pågående upphandlingar”. Alla öppna upphandlingar läggs upp på HandyDays marknadstorg. Leverantörer kan köpa ett abonnemang som gör att de kan söka efter upphandlingar där deras tjänster passar. De kan även få ett mejl när någon sådan förfrågan publiceras i systemet.
En inköpare som ska handla upp en ventilationsentreprenad kan välja att göra en riktad upphandling till ett urval av ventilationsleverantörer man känner sedan tidigare. Men upphandlingen kan även läggas ut på marknadsplatsen, där alla 2 850 leverantörsföretagen kan se den.
– Det ökar transparensen mellan upphandlare och leverantörer. Det här är något som redan finns för offentliga upphandlingar. Nu öppnas den möjligheten även för den privata delen av bygg- och fastighetssektorn. Det är kul att kunna göra något nytt och vi vill verkligen hjälpa branschen att göra bättre affärer, understryker Bertil Winzenburg.
På bilden: – Byggentreprenörer och fastighetsbolag får effektivare upphandlingsarbete och leverantörerna får tillgång till fler upphandlingar, även från upphandlare de inte tidigare kände till, säger Bertil Winzenburg, vd på HandyDay
Foto: HandyDay
