Digitalisering av fastigheter kan kapa upp mot 30% av driftskostnaderna. Vinsterna för miljö och människor är ännu större när fastigheterna sköts effektivt och minimerar onödigt arbete och avbrott, ökar teknikens livslängd och optimerar medieanvändningen. Men alla välkomnar inte denna förändring, menar Jan Ström, VD på LeaseGreen Sverige.
Genom att stegvis digitalisera fastighetsdriften kommer effektiviseringen snabbt att synas på driftsnettot. En del av vinsten kommer från direkt minskade kostnader för tillsyn och underhåll; när det inte behövs personal som går runt och tittar i fastigheterna byts analoga timmar mot digitala kvartar. Men även kostnaderna för felavhjälpande underhåll minskar när information från, till exempel, uppkopplade fläktsystem visar att något är på väg att gå sönder. Att åtgärda innan apparaten i fråga säckar ihop spar som bekant mycket pengar – dyrt felavhjälpande underhåll omvandlas till mindre dyrt planerat underhåll. Kan man sedan koppla upp den tekniska installationens mediala flödena så har vi digitaliserat fastighetsdriften så långt många tror är möjligt. Men faktum är att det är först då det roliga börjar! För vissa, ska tilläggas, alla uppskattar verkligen inte den här utvecklingen.
Med digitaliserad drift kan du hantera fler fastigheter samtidigt, vilket annars är svårt eftersom den analoga driften kräver att en begränsad arbetsstyrka tar servicebilen runt mellan de olika byggnaderna. Den riktigt stora vinsten ligger dock i optimering av driften. För varje dag är en ny – med olika luftfuktighet, yttertemperatur, mängd folk i huset etc. Det här kan algoritmer hantera genom att korrigera efter den ögonblicksdata som digitaliseringen tillhandahåller. Manuella inställningar håller faktiskt bara för stunden, efter en dag kan förhållandena ha ändrats. Även när det inte är möjligt att skruva på fastigheten på distans ger digitaliseringen stor hjälp. Till exempel kan larm bearbetas till smarta arbetsorder som går direkt till rätt leverantör som vet vad som ska göras och slipper ägna dyrbar tid åt felsökning, och som kan ta med rätt reservdelar från början. Här sparas tid, kraft och miljö.
Men som sagt, alla kommer inte att gilla detta. För digitalisering av driften medför obönhörligt att även en förändring av hur fastighetstjänster måste organiseras och köpas in. Den frekvensbaserade inköpmodellen blir direkt passé, och troligen behöver leverantörerna erbjuda högre kompetens hos dem som ska ut och åtgärda fastigheterna. Smarta leverantörer ser redan nu skriften på väggen och förstår att de kan tjäna pengar på färre men högre prissatta timmar. Att de kan behålla hälften av driften men sälja tjänsterna till dubbla timpriser och med en smalare organisation. Många av dem kommer dock att spjärna mot till varje pris, något jag sett med egna ögon i digitaliseringsprojekt.
Andra som inte gillar den här typen av digitaliseringen återfinns hos fastighetsägaren och förvaltaren. Att säga upp avtal, som kanske är dyra men fungerar, är det få som ser fram mot. Det innebär också en omställning av beställarorganisationen, troligen också avveckling av egen personal och rekrytering av ny med annan kompetens. Man ska inte heller underskatta att digitaliseringen kommer att visa hur ineffektivt fastighetsdriften skötts under många år, vilket kan ha en avskräckande effekt på några fastighetschefer. Den som kommer att älska digitaliseringen är dock VD. När vinsterna dessutom är så stora är det också en tidsfråga innan den digitala fastighetsdriften kommer upp på ledningens dagordning, om den inte först varit på styrelsens.
Med digitalisering av fastighetsdriften finns också möjlighet till energieffektiviseringsprojekt som optimerar mer än den befintliga driften, genom säkra investeringar i medier, teknik och system som sänker kostnaderna ännu mer, som ökar värdet på fastigheten och som skapar en mer attraktiv produkt för hyresgästerna.
Här är de steg som fastighetsbolag kan ta mot sin digitalisering av driften:
1. Skaffa insikterna. Låt ledningen förstå att förändringens tid är kommen, att det inte är en fråga om, utan när digitaliseringen av driften kommer att ske. Och att detta i grunden förändrar hur fastighetstjänsterna köpts in. Här kan hållbarhetschefernas inflytande bli viktiga – av FN:s 17 globala hållbarhetsmål bidrar datadriven fastighetsdrift till minst fem.
2. Skapa pilotprojekt. De försiktiga behöver inte digitalisera alla fastigheter i beståndet på en gång. Pilotprojektet gör möjligt att jämföra skarpa siffror med den analoga driften. Med den jämförelsen får ledningen ett kraftfullt beslutsunderlag inför skiftet mot datadrift.
3. Led förändringen. När beslutet om fastigheternas digitalisering tagits krävs ett kompetent och okorrumperat ledarskap. Det kan fås av en oberoende extern part eller en anställd utan starka band till tidigare inköpsmodeller, till exempel hållbarhetschefen.
Digitaliseringen kommer att revolutionera fastighetsdriften, den saken är helt säker. Samtidigt har jag hittills bara berört effektiviseringsvinsterna. Nästa steg, vilket förutsätter en digital fastighetsplattform, är att involvera hyresgästen i besluten om värdeskapande. Då handlar diskussionerna om ren och skär affärsutveckling. Men redan med datadriven fastighetsdrift tar du ett viktigt kliv mot att förändra ditt företag.
Bilden:
Jan Ström, VD LeaseGreen Sverige.
