Att bygga, eller bygga om ett kontor är en av de största och viktigaste investeringarna ett företag kan göra. Rätt gjort kan det leda till trivsel, ökad produktivitet och en arbetsplats som lockar nya medarbetare.  

Men även om de flesta kontorsbyggen inleds med stor entusiasm så finns det en rad vanliga fallgropar som det är viktigt att undvika. Prioritering av estetik framför funktionalitet, en bristande behovsanalys eller en överstigen budget leder till att många kontorsbyggen inte lyckas fullt ut. Med rätt planering kan du undvika alla de vanligaste misstagen.

När utseendet får styra mer än funktionaliteten

Inredning och möblering är en naturlig startpunkt när man ska bygga ett kontor. När du tittar på kontorsmöbler från en specialist som AJ Produkter är det lätt att hitta kontorsmöbler som ser ut att passa perfekt i ditt kontor. Det finns gott om fantastiska kontorsmöbler med smarta lösningar som ser ut att kunna fungera i vilket kontor som helst.

Men problemet är att om du börjar med att beställa möbler redan innan du gjort en komplett behovsanalys så blir resultatet ofta ett kontor som kan se bra ut men som är dåligt anpassad för din verksamhet.

Ett öppet kontorslandskap med minimalistisk inredning ser bra ut när du presenterar din plan. Men när det är dags att arbeta där kan det visa sig att telefonsamtal och konversationer är onödigt bullriga och kontorslandskapet gör det svårt att ta sig från en del av kontoret till ett annat. Det försvårar för din personal att koncentrera sig och leder till minskad produktivitet.

Bristande behovsanalys leder ofta till dyra förändringar

Det är ett vanligt misstag att direkt sätta sig ner med lokalens ritning och börja planera kontorets inredning.

Men det är fel del att börja med. Istället bör du börja med att kartlägga hur din verksamhet faktiskt arbetar. Involvera din personal tidigt i detta skede och se hur de verkligen arbetar och utnyttjar tillgängliga utrymmen.

På det sättet kan du undvika kostsamma ändringar i kontorsinredning efter att kontoret redan tagits i bruk.

Varför budgeten ofta spricker redan innan byggstart

Att göra en budget för ett nytt kontor är mer än bara att lägga ihop kostnaden för alla möbler. Det är lätt att underskatta övriga kostnader inom teknik, akustik, belysning, ventilation och el.

Ett annat problem du kommer stöta på om du inte börjat med en komplett behovsanalys är så kallad scope creep. Under planeringsfasen är det lätt att det dyker upp fler och fler önskemål från olika håll som staplas på varandra. När det sedan är dags att köpa in och börja bygga kontoret så märker du helt plötsligt att det har blivit mycket dyrare än vad det var tänkt från början.

Till sist är det viktigt att du gör en livstidsanalys på kostnaden. Titta inte bara på hur mycket allt kostar att köpa in, utan också vad den beräknade livstiden för olika delar är, samt hur lång garanti du har på dem.

Anpassa layout och designbeslut efter verksamhetens arbetssätt

Du bör ta i beaktning hur dina olika team faktiskt jobbar när du designar kontoret. Två avdelningar som måste jobba nära varandra bör till exempel inte sitta i helt olika delar av lokalen.

När det är möjligt är det också bra att bygga in flexibilitet i kontorets design. Flyttbara kontorsmöbler, modullösningar och skärmväggar gör att du kan ändra på kontorets utformning efter behov utan att behöva bygga om helt.

Ett exempel utanför kontorsvärlden där en lokal har anpassats helt efter en verksamhet hittar du på Sotenäs förskola.

Teknik och arbetsmiljö måste planeras som en helhet

Teknik som AV, nätverk, el och ventilation måste vara med i planerna från början när du designar ditt kontor. Exakt hur stora kostnaderna för dessa blir beror helt på din lokal och vad som redan finns på plats.

När det gäller frågor som rör arbetsmiljö, saker som buller, luftkvalitet och ergonomi så har du reglering från Arbetsmiljöverket som du måste följa. Arbete med arbetsmiljö ska ske systematiskt och genom att ta med detta redan när du planerar ditt kontor så gör du ditt arbete mycket lättare.

Att bygga för framtiden istället för bara för inflyttningen

När du designar ett nytt kontor så kommer du förmodligen vilja använda det under en lång tid. Därför måste du planera för hur din verksamhet kommer se ut i framtiden. Det kan innebära att du måste se till att det finns utrymme för framtida rekryteringar, men också att kontoret ska kunna anpassas om verksamheten och arbetssättet förändras.

Välj därför gärna modullösningar där du lätt kan lägga till mer och prioritera hållbara lösningar som du kan använda dig av i många år. Detsamma gäller teknik och andra kontorslösningar. Prioritera skalbara och flexibla lösningar som kan fungera även om din verksamhet måste växa, krympa eller förändras kraftigt.

Så genom att planera med en grundlig behovsanalys, arbeta med en realistisk budget, anpassa layout efter din verksamhet, inte glömma bort teknik och arbetsmiljö och bygga ett kontor som håller för framtiden kan du undvika alla de vanligaste misstagen vid planering av ditt nya kontor.