Text: Maleon
Slutbesiktningen är den formella kontroll som avslutar byggtiden. En oberoende besiktningsman går tillsammans med beställare och entreprenör genom huset rum för rum och därefter fasader och mark.
I besiktningsutlåtandet anges om entreprenaden godkänns eller inte. Den dagen markerar övergången från produktion till förvaltning och är därför den tidpunkt då ansvar för fel byter sida. Projektteam ställer sig ofta frågan vilket datum som verkligen styr när garantiåtagandet tar sin början. Svaret finns nästan alltid i besiktningsutlåtandet, inte i interna kalendrar eller inflyttningslistor.
Godkänd besiktning och garantistart
De standardavtal som dominerar branschen slår fast att garantitiden börjar löpa den dag entreprenaden godkänns vid slutbesiktning. Datumet ska framgå tydligt i utlåtandet och bör utan dröjsmål registreras i alla system som hanterar drift, felanmälan och ekonomi. Beställarens förvaltare, entreprenörens projektledare och ekonomiavdelningarna på båda sidor behöver arbeta med samma referenspunkt. Be därför besiktningsmannen att vid kallelsen förklara hur datumet förs in i protokollet. Om parterna dessutom bekräftar beslutet muntligt under rundan minskar risken för missförstånd.
Garantitiden påverkas inte av när nycklar lämnas över, när första hyresgästen flyttar in eller när energideklarationen blir klar. Dessa händelser kan ligga både före och efter, men de ändrar inte startpunkten. Har projektet delöverlämningar måste varje delobjekt få ett eget beslutsdatum i utlåtandet, annars blir det svårt att följa upp garantitiderna i efterhand.
Notera också att beställaren i vissa entreprenadformer är samma juridiska person som byggherre. Det är ändå besiktningsmannens datum som gäller. Ett internt beslut eller en avtalsbilaga kan inte rubba vad som står i utlåtandet.
Villkorat eller underkänt utlåtande
Får entreprenaden inte godkänt vid slutbesiktningen startar ingen garanti. Större fel ska då avhjälpas innan en ny slutbesiktning eller fortsatt slutbesiktning utförs. Den dag entreprenaden godkänns i ett nytt utlåtande blir i regel garantistart. Ibland godkänns projektet med anmärkningar och en tydlig överenskommelse. Då börjar garantin på godkännandedagen medan varje rättad brist får egen tidsräkning när den godkänns. Viktigt är att denna uppdelning dokumenteras skriftligt så att ingen del faller mellan stolarna.
Vissa tekniska system kräver längre inkörning. Byts till exempel ett ventilationsaggregat efter godkänt sluttillfälle kan just det aggregatet få separat garantistart räknat från godkännandet av åtgärden. Låt därför utlåtandet eller en bilaga beskriva rum för rum och system för system vad som gäller så att drift och garanti inte blandas ihop.
Roller och gränssnitt
Tydliga roller är avgörande. Beställaren ansvarar för att beslut i utlåtandet flyttas in i förvaltningen och att kanalerna för garantiärenden fungerar. Entreprenören behöver veta vilka punkter som hör till garanti och vilka som hör till vanlig drift samt att båda parter använder samma datum. Den kontrollansvarige bidrar med spårbarhet från egenkontroller och kan bekräfta att avvikelser hanteras. En kort skriftlig bekräftelse direkt efter slutmötet, undertecknad av samtliga, sparar tid genom hela garantitiden.
Det uppstår ofta frågor om gränser mellan hyresgästanpassningar och entreprenadens omfattning. Ange därför i protokollet vilken handling som styr och gör tydliga hänvisningar så att hyresgästen inte av misstag felanmäler något som ligger utanför entreprenaden.
Praktiska råd för tydlig administration
Se till att besiktningsprotokoll och utlåtande anger godkännandedatum utan minsta tvekan och att samma datum återfinns i driftportaler, felanmälningssystem och kontraktsbilagor. Utse en person på beställarsidan som från dag ett sorterar inkommande ärenden i rätt kategori. Gå igenom med entreprenör hur fel ska rapporteras, hur åtgärdstider följs upp och hur kvittenser sparas. Vid större åtgärder som utförs efter godkännandet räcker oftast en enkel accept av åtgärden och ett datum i ett tillägg för att hålla ordning på enskilda garantistarter.
I komplexa projekt kan en neutral byggkonsult samordna datum, roller och bilagor så att garantifrågor inte blir tolkningsfrågor. Hos MALEON finns konsulter, projektledare, besiktningsmän och tekniska specialister som tillsammans skapar en rak kommunikation mellan byggherre och entreprenör. När slutbesiktningen resulterar i flera delbeslut är det värdefullt att samma person vårdar länken mellan utlåtandet och de tidsstyrningar som faktiskt gäller i förvaltningen. Specificera därför redan i kallelsen vem som ansvarar för att registrera godkännandedatum, hur ärenden öppnas och var protokollen lagras. Då arbetar hela projektorganisationen från första dagen med en gemensam och otvetydig referenspunkt.
