Text: Maleon

Bevisning är avgörande när parter tvistar om ansvar, tid och kostnader. Du lägger grunden redan när avtalet skrivs och fyller på under hela projektet med spårbar dokumentation. Nedan följer fem praktiska områden att fokusera på.

Bevisningen startar i avtalet

Kontraktet sätter spelreglerna. Använd tydliga bilagor som anger omfattning, tidplan, ersättningsform, kvalitetskrav och rutiner för ändringar. Standardavtalen AB 04 och ABT 06 hjälper dig skapa ordning bland handlingar och tolkningsregler. Skriv in när ett meddelande anses mottaget, vem som får beställa och hur fel ska rapporteras under produktion och under garantitid. Vill du läsa mer finns en kort introduktion till Entreprenadjuridik.

Dokumentation under produktion

Det som inte skrivs ned finns inte vid en senare prövning. För dagliga händelser används byggmötesprotokoll, platsdagbok, egenkontroller, fotografier och löpande uppföljning mot tid och mängd. Se till att protokoll anger beslut, ansvarig och datum. Komplettera foton med tidpunkt, plats och kort beskrivning för att ge bilderna bevisvärde. Leveranssedlar, provningsprotokoll och kontrollplaner visar vad som faktiskt levererats och vilka kontroller som genomförts.

Tidsplanen bör ha baslinje och versionshantering så att det går att identifiera när avvikelser uppstår. Mängdförteckningar kopplar utfört arbete till ersättning. Rapporter som innehåller foton, koordinater eller ritningsrutor gör det lättare att visa vad som hänt, var det skedde och när.

Rätt person måste företräda respektive part. Om en obehörig deltagare fattar beslut mister protokollet ofta sitt värde. När du planerar ditt byggprojekt är det därför klokt att tidigt fastställa roller och kommunikationsvägar.

ÄTA och störningar kräver spårbarhet

ÄTA, alltså ändrings, tilläggs och avgående arbeten, är den vanligaste tvistfrågan. För varje ÄTA bör det finnas en skriftlig beställning som beskriver omfattning, påverkan på tid och ekonomi samt en bekräftelse. Knyt beställningen till ritningar och annan dokumentation med versionsdatum så blir omfattningen tydlig.

Hinder och störningar ska anmälas skriftligt så snart de uppstår. Beskriv orsak, påverkad tid, resurser och föreslagna åtgärder. Om beställaren begär forcering behöver beslutet dokumenteras tillsammans med uppföljning av insats och resultat. AB 04 och ABT 06 anger tidsfrister för meddelanden, ersättningsregler och bevisbörda. Att följa dessa frister minskar risken för att krav förfaller.

Besiktning, fel och garantitider

Besiktningsutlåtande är ofta centrala bevismedel. Ett klart utlåtande från en oberoende besiktningsman visar vad som godkänts, vilka fel som noterats och vilka frister som gäller för åtgärd. Vid slutbesiktning fastställs tidpunkten för garantitidens start. Reklamationer bör komma inom avtalad tid, beskriva felet konkret och gärna stödjas av foton eller provningsrapporter. Under garantitiden blir servicehistorik, driftdata och loggar viktiga för att avgöra om felet är ursprungligt eller beror på användning och underhåll.

Vanliga fallgropar och hur du undviker dem

Muntliga överenskommelser utan skriftlig bekräftelse mister värde. Bekräfta därför snabbt per mejl eller protokoll och ange datum och referens. Otydliga ritningsrevisioner försvårar ansvarsfrågor; varje ändring behöver versionsdatum och kort beskrivning. Foton utan kontext hjälper sällan, lägg till tid och plats. Mejlkedjor där ämnet byts kan dölja viktiga beslut, starta en ny tråd när frågan ändras och sammanfatta beslut i protokoll. En tidplan som följs upp endast en gång i månaden ger grova data; tätare avstämningar och korta anteckningar vid avvikelser ger säkrare spår av orsak och verkan.

När tvisten väl uppstår bedöms bevisningen efter struktur, relevans och trovärdighet. Standardavtalen anger vem som ska bevisa vad, men i praktiken avgör vardagens ordning och reda. En gemensam dokumentkultur bör därför byggas innan första spadtaget. Den kulturen bär hela vägen från första ÄTA till sista garantiärende och kräver samspel mellan platsledning, projektledning och beställarrepresentant. Bestäm hur handlingar namnges, var de lagras och hur beslut meddelas. Då går det att följa projektets verkliga händelser utan luckor i efterhand.

Har du tidiga frågor om planering av projektering kan sidan om projektering vara en bra start.