Slöseriet i byggprojekt kostar, det är ingen hemlighet och de flesta byggprojekt överskrider budget. Visste du att 30% av totalkostnaden för ett projekt är rent slöseri och att 5% av den kostnaden är slöseri kopplat till dokumentation och internt arbete.
Det är mycket pengar.
Vad kan du göra för att få bättre kostnadskontroll?
Alldeles för många projektledare sitter i dag i ett virrvarr av aktiviteter och uppföljningar. Utan att gå in på varenda sak en projektledare ska hålla koll på under ett byggprojekt kan vi nog vara överens om att det varken är kostnadseffektivt eller produktivt att ha en massa möten eller slösa bort tid på att leta efter rätt information.
Det finns mycket en verksamhet kan göra för att minimera kostnaderna. Från att ha rätt kompetens på plats till bättre pris på råvaror samt effektivare logistik, men faktum är en översyn över projektgenomförandet ofta är ett av de enklaste greppen som ge stor positiv effekt på kommande projekt.
Som vi nämnde ovan så är ca 5% av den genomsnittliga projektkostnaden slöseri kopplat till dokumentation och internt arbete. Genom att se över hur man kan effektivisera projektgenomförandet finns det potential att minimera mängden felaktig information, minska letandet av information, minimera antal havererade projekt och få ett tydligare mer effektivt arbetssätt.
Slösar du bort din tid?
Även om du förhoppningsvis inte längre behöver leta information bland fysiska pärmar och PostIt-lappar känner du säkert igen att du ibland behöver ringa runt och stämma av, samla ihop information från olika mailtrådar och kanske till och med leta efter gamla SMS.
För att snabbare kunna hitta rätt information är det viktigt att etablera ett tydligt arbetssätt där all information är samlat på ett ställe och rätt personer har tillgång till rätt saker. Låt inte värdefull information ligga utspridd på olika begränsade molntjänster, i bortglömda e-mails, eller på lokala hårddiskar.
Ett exempel på en framgångsfaktor i att minska letandet av information är att etablera en tydlig och behörighetssatt mappstruktur som passar just ditt projekt. I byggprojekt finns oftast en stor mängd dokument som skall hållas uppdaterade och rätt personer skall kunna ha tillgång till rätt dokument vid rätt tillfälle. Med en tydlig mallstruktur som du enkelt kan kopiera till nästa projekt är det lätt för alla inblandade i projektet att följa det gemensamma arbetssättet.
Skapa förutsättningar för samarbete
Att samarbeta i projekt kan vara en utmaning av flera orsaker men behörigheter är ofta en väsentlig anledning till att man använder flera olika digitala plattformar för att dela information. “En digital pärm internt, en för entreprenören…”
Felaktig information i ett projekt, som t.ex. att arbete utförs på en gammal version av en ritning, kan skapa stora kostnader och det är därför oerhört viktigt att rätt version finns sökbar, spårbar och att rätt person har tillgång till rätt information.
Om alla inte har rätt information blir det en utmaning som kan få oanade konsekvenser för såväl lönsamhet som hela projektets framgång. Att få till ett lyckat projekt kräver ordning och reda – att veta vilka handlingar som gäller och vem som är ansvarig för vad. Du ska alltid kunna gå tillbaka och se vilka ändringar som skett och säkerställa att projektets alla discipliner arbetar med aktuell dokumentation.
Med en central behörighetsstyrning är det enkelt att säkerställa vilken information som interna och externa parter skall ha tillgång till. Vi tror att nyckeln till ett lyckat projekt är att alla, oavsett roll arbetar mot samma yta.
Sammanfattningsvis kan du göra följande steg för att relativt snabbt få kontroll på dina kostnader:
Se till att hela tiden arbeta med en version av alla dokument, gärna direkt mot en molntjänst för att slippa olika lokala versioner och felaktig information
Samla alla sidokanaler som email, sms och Teams till ett ställe
Säkerställ att projektet har en robust, enkel och logisk behörighetsstruktur som gärna används på flera projekt
Sätt upp samarbetet så att alla kan komma in i verktygen och jobba, men med de delar som de bör ha tillgång till
Ligg steget före
Faktum är att byggkostnaderna fortsätter att öka och att då ha möjligheten att minska den interna slöserikostnaden kan spela en stor roll i att undvika ett havererat projekt. Vi på Webforum brinner för att minska slöseriet i projekt genom att hjälpa företag i bygg- och samhällsbyggnadssektorn att accelerera sin digitala omställning.
Med en modulär plattform speciellt utvecklad för byggprojekt kan du kapa kostnader – snabbt och enkelt. När du väl har börjat samarbeta på det nya sättet, så kommer du aldrig att titta bakåt.
